Chargé.e d’accueil et de gestion administrative

Le/la chargé·e d’accueil et de gestion administrative intervient en tant que premier point de contact téléphonique et administratif. À ce titre, il/elle assure notamment la gestion des prises de rendez-vous pour les Centres de Soins Infirmiers (CSI), contribuant ainsi directement à l’organisation de l’activité et à la fluidité du parcours usager. 

En parallèle, il/elle participe à la gestion et à la fiabilisation des flux administratifs (préparation des dossiers, archivage numérique, mise en forme de documents), en veillant à la qualité, à la traçabilité et à la conformité des documents. 

Le poste intègre également une contribution aux fonctions support transversales, notamment en matière de qualité (fiabilisation des pratiques, structuration des processus) et de communication (création et diffusion de supports, participation à l’animation des outils digitaux). 

 

1. Accueil téléphonique et secrétariat médical 

• Assurer la gestion des prises de rendez-vous pour les Centres de Soins Infirmiers (CSI), en garantissant la fiabilité des informations, l’adéquation des créneaux et l’optimisation des plannings  

• Gérer le standard téléphonique (Siège, SSIAD, établissements d’accueil de jeunes enfants…)  

• Garantir une qualité d’accueil homogène, professionnelle et adaptée aux publics  

• Assurer la transmission fiable et complète des informations aux équipes concernées  

• Contribuer à la régulation des flux d’appels et à l’optimisation du fonctionnement du standard 

2. Gestion administrative et support 

• Assurer la préparation, l’impression et la mise à disposition des dossiers (admissions, pré-admissions…)  

• Mettre en forme des documents administratifs et qualité (courriers, supports, procédures…)  

• Réaliser l’archivage numérique des documents dans les outils dédiés  

 

• Contribution aux actions de communication 

• Participer à la création et à la mise à jour de supports de communication (affiches, documents d’information, supports usagers…)  

• Contribuer à l’animation des outils de communication digitale (réseaux sociaux, site internet…)  

• Veiller à la cohérence et à la qualité des informations diffusées 

 

• Contribution à l’organisation et à l’amélioration des pratiques 

• Participer à la structuration et à l’évolution des processus d’accueil et de gestion administrative  

• Être force de proposition pour améliorer les outils, les supports et l’organisation du travail  

• Contribuer à la continuité de service (organisation interne, gestion des remplacements…)  

• Participer à la fiabilisation des pratiques et à l’amélioration continue